¿Aprovechamos nuestras horas?

Ladrones de tiempo 

Actualmente vivimos inmersos en un ritmo muy elevado de actividad, nos parece que no tenemos suficiente tiempo para compatibilizar familia, ocio y trabajo.  En cierta medida esto es así, pero existen factores que podemos controlar y herramientas que nos permiten gestionar nuestro tiempo de un modo eficaz. 

En pocas líneas vamos a acercarnos al concepto de ladrones de tiempo y a intentar aportar algunas soluciones para su gestión. Aunque evidentemente cada uno decide a que quiere dedicar su tiempo y si queremos controlar estos factores.

¿Qué son los ladrones  de tiempo?

Son aquellos  factores negativos que nos impiden aprovechar nuestro tiempo de una forma efectiva.

 

¿Cómo identificarlos?

El primer paso para gestionar los ladrones de tiempo es conocer cuales son  y así  poder detectarlos.

Nos será de utilidad poner por escrito qué hacemos cada día, a qué hora lo hacemos  y cuanto tiempo dedicamos a ello. Podemos utilizar un simple registro en el que anotarlo y al que añadiremos una última columna en el que señalar los posibles ladrones de tiempo:

Podríamos centrarnos, por ejemplo, en evaluar nuestra jornada laboral, realizando este registro de forma semanal.

A continuación vamos a enumerar algunos ladrones de tiempo y a lanzar algunas cuestiones sobre las que debemos reflexionar:

• Falta de objetivos. Una tarea es útil es la medida en que cumple el objetivo que nos hemos propuesto. ¿Sabemos por qué y para qué estamos haciendo una actividad?

• No priorizar. La idea de que todo es importante nos lleva a dar saltos de una tarea a otra. Es necesario establecer un orden de importancia. ¿Qué es lo más importante? ¿puede esperar?

• No delegar. En muchas ocasiones tenemos la creencia de que podemos con todo y de que si yo lo realizo lo haré mejor. ¿Puedo con todo? , ¿los demás no saben hacerlo?

• Teléfono. Normalmente intentamos contestar a todas las llamadas de forma inmediata e interrumpimos aquello que estábamos haciendo. ¿Siempre hay que descolgar el teléfono?

• Email. A lo largo del día recibimos multitud de email en nuestra bandeja de entrada y disponemos de avisos que nos hacen parar nuestra actividad para leerlos. ¿Puedo gestionar mi bandeja de entrada sin parar continuamente?  

• Redes Sociales. En la actualidad las redes sociales son un recurso que nos permite estar informados y comunicados con los demás, son numerosas y queremos estar presente en ellas. ¿Dedico demasiado tiempo a las redes sociales?

• Reuniones y visitas no planificadas. Una reunión o visita que no está planificada y que se dilata en el tiempo excesivamente puede ser poco productiva. ¿Sabes  cual es el objetivo y que duración tendrá, estás preparado para participar?

• Falta de atención. Tenemos la capacidad de observar lo que nos interesa y dejar de mirar lo que no. ¿Estoy siendo consciente de lo que estoy realizando y cómo?

• Cansancio. Dedicar muchas horas a realizar una actividad no es sinónimo de productividad. ¿Sé que tiempo es necesario dedicarle y el valor de las pausas?

• Desorden. En muchas ocasiones acumulamos documentos e información que no es necesaria. ¿Todo lo que tenemos nos sirve y lo tenemos localizado?

• Saber decir NO. A veces acabamos realizando tareas que no nos corresponden o que podemos posponer. Cada persona es dueña de su tiempo y en ocasiones podemos decidir no hacer algo de forma justificada. ¿Por qué dices que si?

 

Algunas recomendaciones

• Antes de comenzar una tarea planifícala. Es decir, marca unos objetivos, establece los recursos que vas a utilizar y el tiempo que le vas a dedicar. Es muy útil el uso de agendas y calendarios.

• Detecta cuales son las actividades más importantes y cuales pueden esperar, organízalas según su grado de urgencia.

• Nuestra atención requiere de un precalentamiento y dedicar unos minutos a planificar nuestro día puede ayudarnos, después podemos dedicar las horas de mayor rendimiento a las actividades más difíciles. Aquellas tareas más rutinarias y que requieren de menos atención podemos dejarlas para las últimas horas.

• Es importante realizar pausas. La atención suele decaer con el tiempo, y estos descansos nos permitirán recuperar nuestra concentración.

• Cuando tenemos exceso de trabajo o creemos que no podemos hacer una tarea satisfactoriamente es conveniente delegar en una persona que consideremos preparada para hacerlo y a la que podemos darle unas pautas sobre cómo queremos que las realice. Esto nos permitirá dedicar nuestra atención en las actividades más importantes.

• En cuanto al teléfono, podemos desviar llamadas utilizando el buzón de voz y en aquellas ocasiones en que sea totalmente necesario responder de forma inmediata debemos ser concisos.

• Podemos hacer una gestión periódica del email, marcándonos unos horarios para gestionarlo. Además, existen herramientas para organizar carpetas, evitar el spam y que nos permiten quitar los avisos para evitar interrupciones.

• Estar presentes solo en aquellas redes sociales que nos aportan información y que realmente nos resultan útiles y marcarnos un periodo de tiempo para su gestión.

• Las reuniones y visitas deben planificarse, marcando unos horarios y objetivos y los asistentes deben conocerlo para ir preparados.

• Es necesario organizar nuestros recursos: mesa, ordenador, etc. De esta forma tendremos disponible solo lo necesario.

• Decir NO. Tomemos un tiempo antes de responder, para reflexionar sobre si queremos hacer lo que nos piden, evaluando nuestras prioridades y la posibilidad de llegar a un acuerdo, pero con amabilidad.

 

“El tiempo de reflexión es una economía de tiempo” (Publilio Siro)